Quantas vezes já procurou um documento, que se lembra de ter visto ou consultado, não sabe bem onde nem quando?
E quantas vezes esse documento continha informação essencial para preparar a reunião com aquele cliente tão importante?
É azar? Não, é apenas má gestão documental!

Organização de ficheiros para quê?

A documentação produzida ou adquirida por uma empresa ou instituição representa um dos seus mais valiosos recursos. Ela contém todo historial da empresa, acumula todo o seu know-how, constitui uma base de trabalho inestimável e representa, na prática, o seu ADN.

A documentação constitui também, e ao mesmo tempo, um registo e uma prova das ações levadas a cabo pela empresa ou instituição. Atesta a conformidade e é requerida para o cumprimento de diversos requisitos legais, tais como as obrigações fiscais, os contratos celebrados ou normas de qualidade e segurança.

Por fim, uma boa organização de ficheiros é simplesmente uma boa prática. Aumenta a eficiência e produtividade individual e coletiva, uniformiza métodos de trabalho e procedimentos, promove a segurança da documentação, centraliza e impede a duplicação e degradação da informação, facilita a sua criação, manutenção e partilha e mantém a organização em linha com a sua visão, missão e objetivos.

Benefícios de uma boa organização de ficheiros

Os benefícios de uma boa organização de ficheiros são imensos. A título de exemplo, poderemos salientar apenas alguns:

  • Organiza os documentos de uma maneira lógica, coerente, consistente e familiar
  • Facilita a criação, manutenção e partilha de informação
  • Permite localizar rapidamente os documentos de um departamento, de um projeto ou de um cliente
  • Mantém o histórico das atualizações de cada ficheiro
  • Garante a segurança dos documentos
  • Define regras e permissões de acesso, edição e partilha
  • Facilita a segurança e a reposição de documentos em caso de catástrofe
  • Evita duplicação de documentos, com conteúdos diferentes
  • Facilita o trabalho colaborativo
  • Aumenta a eficiência e a produtividade
  • Facilita a integração e formação de novos colaboradores
  • Mantém uma imagem gráfica coerente da organização
  • Uniformiza documentos e procedimentos
  • Homogeneíza e facilita a criação, leitura e interpretação de documentos e formulários

Boas práticas para a seleção de nomes de ficheiros

A utilização de alguns critérios básicas na escolha dos nomes de pastas e ficheiros é fundamental para uma boa organização documental, e pode proporcionar uma enorme diferença na facilidade de pesquisa de documentos e na antevisão do seu assunto ou conteúdo.

A título de exemplo, listamos algumas boas práticas para a correta nomeação de ficheiros e pastas.

Uso de dígitos

  • Usar dígitos no início do nome para ordenar documentos ou pastas numa sequência lógica.
    • Ex: 01Instalacao, 02Configuracao, 03Utilizacao 04Manutencao, 05Atualizacao.
  • Usar dígitos no final do nome para distinguir diversos ficheiros relacionados ou do mesmo tipo.
    • Ex: foto001.jpg, foto002.jpg, etc.
  • Usar dígitos em função da quantidade de documentos a nomear.
    • Ex: 01 para menos de 100 documentos ou 001 para até 999 documentos.
  • Não usar numeração romana, exceto se esta for parte integrante do nome.
    • Ex: Usar MacOSX ou XIICongressoEmpresarial.
    • Ex: Usar Foto014.jpg em vez de FotoXIV.jpg.

Uso de caracteres

  • Não usar caracteres reservados pelo sistema operativo.
    • Ex: Não usar os seguintes caracteres reservados: ~, !, @, #, $, %, ^, &, *, (, ), `, ;, <, >, ? , [, ], {, }, ', ", | ou ..
  • Não usar caracteres especiais que apenas estão disponíveis num idioma ou tipo de teclado.
    • Ex: Usar Configuracao em vez de Configuração.
    • Ex: Usar EyupDoganMiszrakci.doc em vez de EyüpDoğanMızrakçı.doc.
  • Em nomes compostos, usar a primeira letra de cada palavra em maiúsculas e as restantes em minúsculas (formato vulgarmente conhecido como CamelCase).
    • Ex: MestradoInformacaoEmpresarial.
  • Respeitar o limite de caracteres imposto pelos sistemas operativos.
    • Ex: A família de sistemas operativos Microsoft Windows e Mac OS X têm um limite de 255 caracteres para o caminho completo dos ficheiros.
  • Não usar espaços.
    • Ex: Usar RelatorioVendas2015.doc em vez de Relatorio Vendas 2015.doc.

Uso de termos

  • Evitar o uso de preposições (de, do, em, a, para, sem, com, etc).
    • Ex: Usar RelatorioVendas.xls em vez de RelatorioDeVendas.xls.
  • Evitar repetições e redundâncias nos nomes de pastas e ficheiros.
    • Ex: Usar Fotos/2015/Viagens/Turquia/Istambul01.jpg em vez de Fotos/2015/Viagens/Turquia/viagem_turquia_istambul_01.jpg.

Tipologias documentais

  • Definir nomes standard para definir o tipo de documentos.
    • Ex: Memo, Report, UserGuide, etc.
  • Evitar incluir o tipo de documento no nome (que pode ser facilmente inferido a partir da extensão).
    • Ex: Usar Istambul001.jpg em vez de FotosIstambul001.jpg.
    • Ex: Evitar nomes como Documento de texto.doc ou Folha de Cálculo.xls.

Nomes de pessoas

  • Usar primeiro o apelido seguido das iniciais do nome próprio ou o primeiro nome por extenso, para distinguir nome idênticos.
    • Ex: RibeiroF ou RibeiroFernando para distinguir de RibeiroFrancisco.
  • Evitar usar os títulos académicos ou de cortesia, exceto quando absolutamente necessário.
    • Ex: Usar RibeiroFernando em vez de SrRibeiroFernando ou RibeiroSrFernando.

Datas

  • Usar o standard ISO 8601, indicando o ano, o mês e o dia separados com um hífen no formato: YYYY-MM-DD.
    • Ex: 2015-10-29.
  • Usar o formato YYYY-wWW-D para indicar a semana e o dia.
    • Ex: 2015-w44-4. Não usar apenas dois dígitos para o ano para evitar ambiguidades.
    • Ex: 12-11-10 refere-se a 2012, 2010 ou a qualquer outro século?

Versões do mesmo ficheiro

  • Indicar o número da versão ou revisão no final do nome do documento.
    • Ex: Usar GuiaUtilizadorV06.doc em vez de V06GuiaUtilizador.doc.
  • Incluir sempre informações sobre a versão em documentos que são alterados com alguma frequência.
    • Ex: GuiaUtilizadorV06.doc.
  • Incluir o estado de desenvolvimento do documento, em conjunto com a versão (draft, final, etc):
    • Ex: GuiaUtilizadorV06draft01.doc.

Outros critérios relevantes

  • Usar os termos mais relevantes no início do nome do documento.
    • Ex: Usar GuiaUtilizadorV06.doc em vez de V06GuiaUtilizador.doc.
  • Usar pastas e subpastas para auxiliar a organização dos ficheiros e manter os nomes curtos.
    • Ex: Fotos/2015/Ferias/Turquia/Istambul001.jpg.
  • Na criação de pastas e subpastas, começar pelos elementos mais genéricos e continuar com os elementos cada vez mais específicos.
    • Ex: /Filiais/Portugal/Porto/Relatorios/Vendas/2015/Novembro/.
  • Incluir em cada pasta um documento com as regras de nomeação de ficheiros:
    • Ex: incluir um documento LEIAME.TXT com as regras de nomeação de ficheiros a guardar nessa pasta.
  • Ter em conta as limitações impostas pela ou pelas tecnologias utilizadas em todo o processo de gestão da documentação.
    • Ex: Certos leitores de códigos de barras tem um número reduzido de caracteres que podem reconhecer e gerir: o conjunto de caracteres Code 39 para leitores de códigos de barras suporta apenas 43 caracteres: A-Z, 0-9, - , ., $, /, +, % e ` `(espaço).
  • Todos os documentos gerados em formato PDF deverão respeitar a norma ISO 19005-1 PDF/A-1 para garantir a sua preservação a longo prazo.

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